項(xiàng)目管理體系引入緣起

　　現(xiàn)代科技進(jìn)步、信息發(fā)達(dá)，經(jīng)濟(jì)及社會(huì)環(huán)境急遽變遷，民眾對(duì)政府服務(wù)質(zhì)量之期望日益升高，政府部門新生事務(wù)亦逐日增加。本署及轄下分署因業(yè)務(wù)需求，在水土保持、農(nóng)村再生、山坡地監(jiān)測(cè)與管理、土石流防災(zāi)及大規(guī)模崩塌應(yīng)變方面不遺余力。為使事務(wù)處理更細(xì)膩及準(zhǔn)確，因此引進(jìn)科技方法及善用民間資源與活力觀念，改善作業(yè)流程、掌握各項(xiàng)計(jì)劃質(zhì)量，提升整體行政效能。

　　過去未將委辦業(yè)務(wù)流程電子化及標(biāo)準(zhǔn)化前，往往需耗費(fèi)大量人力與時(shí)間搜集及匯整各單位每年執(zhí)行計(jì)劃相關(guān)數(shù)據(jù)與進(jìn)度，且相關(guān)信息變動(dòng)狀況難以實(shí)時(shí)掌握。本署農(nóng)村規(guī)劃組擔(dān)負(fù)掌握政策方向與執(zhí)行績效之任務(wù)，于是訂定「農(nóng)業(yè)部農(nóng)村發(fā)展及水土保持署委托服務(wù)作業(yè)程序」，規(guī)范本署及轄下分署委托服務(wù)案件辦理流程，并自2007年起，將相關(guān)作業(yè)流程予以計(jì)算機(jī)化管理，強(qiáng)化與明確本署及所屬分署委辦計(jì)劃提報(bào)及審查流程；于2010年訂定「農(nóng)業(yè)部農(nóng)村發(fā)展及水土保持署委辦計(jì)劃研提及審查原則」，從委辦計(jì)劃預(yù)定作業(yè)開始的各項(xiàng)業(yè)務(wù)執(zhí)行及計(jì)劃契約簽訂后各期程管控，至計(jì)劃執(zhí)行成果績效展現(xiàn)與分析，全面依據(jù)本署委辦計(jì)劃執(zhí)行生命周期各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程與數(shù)據(jù)整合分析需求，設(shè)計(jì)及發(fā)展系統(tǒng)架構(gòu)與各項(xiàng)功能模塊，達(dá)到簡便、迅速、滿意之服務(wù)，造就一個(gè)精簡且有效能的現(xiàn)代化政府機(jī)關(guān)。

　　項(xiàng)目管理制度之執(zhí)行

　　針對(duì)本署每年度平均200多件之委托服務(wù)案件，為掌握委辦計(jì)劃執(zhí)行情形，每年八月召開年度業(yè)務(wù)創(chuàng)新亮點(diǎn)會(huì)議，掌握本年度業(yè)務(wù)執(zhí)行進(jìn)度與績效，并提出業(yè)務(wù)創(chuàng)新之亮點(diǎn)，以確保各委辦計(jì)劃于驗(yàn)收階段時(shí)能如期、如質(zhì)完成。若執(zhí)行過程中遭遇計(jì)劃需求范疇不明、解決方案無法滿足需求、計(jì)劃基準(zhǔn)定義不清、估算不正確、未能做好風(fēng)險(xiǎn)管理及轉(zhuǎn)承包商質(zhì)量不良……等，皆應(yīng)于每季進(jìn)度考核階段，透過充分的溝通與協(xié)調(diào)建立共識(shí)，避免問題發(fā)生。

　　此外，遵循本署各項(xiàng)中長程計(jì)劃、各單位核心業(yè)務(wù)，盤點(diǎn)既有業(yè)務(wù)精進(jìn)機(jī)制，滾動(dòng)式檢討業(yè)務(wù)項(xiàng)目與政策目的，針對(duì)例行性、既有業(yè)務(wù)，也適時(shí)規(guī)劃業(yè)務(wù)精簡，讓機(jī)關(guān)有限的人力與資源，發(fā)揮在更重要的事務(wù)與政策。

　　年中業(yè)務(wù)績效與亮點(diǎn)會(huì)議后，本署農(nóng)村規(guī)劃組即開始著手下一年度委托服務(wù)案件之整體性規(guī)劃，從政策的制定、策略方向規(guī)劃、年度績效指標(biāo)的訂定，到各組（室、中心、小組、分局）目標(biāo)訂定，再展開到委辦案件的設(shè)計(jì)、規(guī)劃與執(zhí)行，由上而下展開，再由下而上支持。各單位對(duì)焦機(jī)關(guān)年度施政重點(diǎn)后，將由同仁至委辦計(jì)劃作業(yè)管理系統(tǒng)，進(jìn)行委辦計(jì)劃之研提與編擬，再由農(nóng)村規(guī)劃組匯整提報(bào)案件，并據(jù)以召開委辦計(jì)劃先期審查作業(yè)會(huì)議，使每件委辦案件的經(jīng)費(fèi)都能得到最大效益運(yùn)用。

　　數(shù)字化作業(yè)管理系統(tǒng)輔助提升業(yè)務(wù)執(zhí)行效率

　　在委辦計(jì)劃項(xiàng)目管理的執(zhí)行層面上，本署積極推動(dòng)委辦計(jì)劃作業(yè)流程的數(shù)字化管理，打造「委辦計(jì)劃作業(yè)管理系統(tǒng)」，該系統(tǒng)包含從委辦計(jì)劃預(yù)定作業(yè)開始之各項(xiàng)業(yè)務(wù)執(zhí)行及計(jì)劃契約簽訂后各期程管控，至計(jì)劃執(zhí)行成果績效展現(xiàn)與分析，據(jù)以發(fā)展系統(tǒng)架構(gòu)與各項(xiàng)功能模塊。

　　在整個(gè)委辦計(jì)劃采購生命周期（計(jì)劃階段→規(guī)劃設(shè)計(jì)→招標(biāo)決標(biāo)作業(yè)→履約驗(yàn)收→結(jié)案），各階段透過系統(tǒng)自動(dòng)產(chǎn)制提報(bào)、審查、執(zhí)行、結(jié)案……等階段文件，提供承辦單位實(shí)時(shí)掌握計(jì)劃執(zhí)行進(jìn)度，管理單位亦可透過本系統(tǒng)統(tǒng)一管理各項(xiàng)招標(biāo)文件范本及計(jì)劃執(zhí)行各階段文件數(shù)據(jù)，以協(xié)助計(jì)劃人員順利辦理各項(xiàng)委辦計(jì)劃，進(jìn)而達(dá)到提升行政作業(yè)效率之效益。

　　系統(tǒng)客制化各項(xiàng)招標(biāo)文件范本明顯減少同仁辦理委辦案件過程產(chǎn)生的錯(cuò)誤、爭議與衍生廉政風(fēng)險(xiǎn)事件，透過委辦計(jì)劃作業(yè)管理系統(tǒng)來統(tǒng)一管理各項(xiàng)招標(biāo)文件范本及計(jì)劃執(zhí)行各階段文件數(shù)據(jù)，以避免招標(biāo)及履約文件出現(xiàn)瑕疵。

　　超前部署實(shí)現(xiàn)數(shù)字轉(zhuǎn)型

　　配合政府?dāng)?shù)字轉(zhuǎn)型政策之推動(dòng)，以及系統(tǒng)開發(fā)工具與程序語言技術(shù)之精進(jìn)，本署自2016年超前部署系統(tǒng)重構(gòu)的規(guī)劃與實(shí)踐，以符合現(xiàn)階段信息開發(fā)常用的程序語言架構(gòu)；另一方面針對(duì)委辦計(jì)劃管理作業(yè)流程進(jìn)行跨組室流程整合作業(yè)、關(guān)鍵績效主動(dòng)推播、計(jì)劃撥付款進(jìn)度管理……等，并調(diào)整行政流程，與系統(tǒng)互相取得最佳的平衡點(diǎn)。這一系統(tǒng)的建立與經(jīng)營策略的調(diào)整旨在實(shí)現(xiàn)簡便、高效、滿意的服務(wù)，從而建立一個(gè)現(xiàn)代化政府機(jī)關(guān)，實(shí)現(xiàn)極大的精簡與效能提升。

　　多元計(jì)劃管理

　　于2022年度更進(jìn)一步新增工程委托設(shè)計(jì)及技術(shù)服務(wù)案系統(tǒng)模塊，目的是將工程案件中的委托設(shè)計(jì)及監(jiān)造技術(shù)服務(wù)案，一并提供客制化模板予承辦同仁，建立標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序進(jìn)行系統(tǒng)流程管理，主要目標(biāo)為落實(shí)采購作業(yè)及履約管理的正確性。

　　結(jié)語

　　為提升施政績效、落實(shí)數(shù)字轉(zhuǎn)型、建構(gòu)高效能行政作為，本署未來將持續(xù)朝向建構(gòu)數(shù)字化、簡約化、無紙化之行政作業(yè)機(jī)制，落實(shí)節(jié)能減碳之政策方向；同時(shí)繼續(xù)努力，不斷精進(jìn)項(xiàng)目管理，并朝向低碳永續(xù)的目標(biāo)邁進(jìn)。

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