標書費用退還對國企招標代理合規(guī)發(fā)展的影響
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- 發(fā)布時間:2025-06-13 13:45
文/田朝建 趙純琦 姜博宇
在招標代理業(yè)務開展的過程中,標書費用〔指《中華人民共和國招標投標法實施條例》(以下簡稱《招標投標法實施條例》)第十六條第二款規(guī)定的招標人發(fā)售資格預審文件、招標文件收取的費用〕退還爭議逐漸成為行業(yè)關注熱點。尤其是在國有企業(yè)中,原本已經完成的招標項目,在接受巡視或審計后,為了“合規(guī)”,要求之前承擔該項目的代理機構退還已收取的標書費用。這一爭議不僅關乎投標人的切身利益,更對招標代理機構的公信力產生影響。隨著招投標市場持續(xù)發(fā)展完善,規(guī)范招標代理行為,確保招投標活動的公平、公正、公開,已成為行業(yè)發(fā)展的關鍵。筆者深入剖析標書費用退還爭議的現狀、背后成因及影響,并結合相關法律法規(guī)與實際案例,探討國企招標代理合規(guī)發(fā)展的對策。
標書費用退還爭議現狀
常規(guī)爭議情況
在實際招投標過程中,因標書費用退還引發(fā)的爭議時有發(fā)生。最常見的是招標項目出現流標、項目終止或法律法規(guī)規(guī)定的其他情形,招標人與投標人對標書費用是否退還以及如何退還,常常存在不同理解與訴求。部分投標人認為,若項目未能正常推進,致使其投標目的無法達成,招標人應退還已收取的標書費用。而招標代理機構可能依據招標文件規(guī)定,或考慮自身在招標過程中產生的成本,拒絕退還,從而引發(fā)雙方爭議。例如,在某國企的工程招標項目中,由于招標人對項目需求進行重大調整,導致項目終止。眾多投標人要求招標代理機構退還標書費用,但招標代理機構以“招標文件未明確規(guī)定此種情況下需退還”為由拒絕,雙方由此產生激烈爭議,甚至部分投標人考慮通過法律途徑解決。
新的爭議情形
近期,在一些國有企業(yè)中,出現了一種新的爭議情形。在接受巡視或審計后,國有企業(yè)為了“合規(guī)”,要求之前承擔該項目的代理機構退還已經完成的招標項目的標書費用。在通常情況下,招標項目完成后,各方都認為整個流程已結束,費用結算及賬務處理都已完成。但這種事后要求退還標書費用的情況,涉及招標采購流程中費用管理的關鍵環(huán)節(jié),使得招標代理機構陷入兩難境地。一方面,要面對委托方提出的要求;另一方面,自身已按當時的流程和規(guī)定完成了招標工作,產生了一定的成本,收取費用也有相應依據。
標書費用退還爭議產生的原因
招標文件規(guī)定模糊
許多招標文件在標書費用退還方面的規(guī)定過于模糊或簡略,未能清晰界定在各種不同情況下標書費用的退還條件和方式。這使得在出現項目流標、終止等情況時,招標代理機構和投標人對于標書費用是否應退還缺乏明確的依據,容易產生理解上的分歧和爭議。而對于新出現的已完成項目事后要求退還標書費用的情況,更是缺乏相應的文件條款來規(guī)范。例如,一些招標文件僅簡單提及“按相關規(guī)定處理”,但未明確具體是哪些規(guī)定,實際應如何操作。
法律法規(guī)存在不完善
雖然我國在招投標領域已出臺一系列法律法規(guī),如《中華人民共和國招標投標法》及其實施條例等,規(guī)定招標人終止招標的,應當及時退還所收取的資格預審文件、招標文件的費用,但在標書費用退還的具體問題上,仍存在空白或不夠細化之處。在處理標書費用退還爭議時,缺乏足夠明確和詳細的法律依據,給爭議解決帶來困難。不同地區(qū)對于標書費用退還的規(guī)定和執(zhí)行標準也存在差異,這進一步加劇了爭議的復雜性。對于已完成項目因巡視、審計要求退還標書費用這種新情況,現有法律法規(guī)也沒有清晰的條文可以直接適用。
利益驅動與誠信缺失
部分招標人為追求自身利益最大化,可能在標書費用退還問題上采取不合理態(tài)度,即使符合退還條件,也試圖拖延或拒絕退還。一些招標人認為,收取的標書費用可彌補招標過程中的部分成本,甚至將其視為額外的收入來源。部分投標人可能存在不誠信行為,導致項目流標后故意在投標過程中制造糾紛,無理要求退還標書費用,給招標人帶來困擾。在新出現的爭議中,也不排除個別企業(yè)為了應對巡視、審計的整改壓力,不顧原有合同約定和招標流程,簡單粗暴地要求退還標書費用,缺乏對整個招標活動嚴肅性和誠信原則的尊重。
巡視審計標準不統(tǒng)一
對于已完成項目事后要求退還標書費用的情況,巡視和審計部門在執(zhí)行過程中,可能存在標準不統(tǒng)一的問題。不同的巡視、審計團隊對于“合規(guī)”的理解和判斷標準存在差異,導致對同一招標項目費用的處理意見不同。一些團隊可能過度解讀相關規(guī)定,忽視了開展招標活動時的實際情況和行業(yè)慣例。而招標代理機構和企業(yè)對于巡視、審計標準的理解也可能存在偏差,導致雙方在是否退還標書費用問題上難以達成共識。
標書費用退還爭議的影響
損害投標人的利益
對于投標人來說,標書費用盡管在單個項目中或許金額不算大,但積少成多,也是一筆不可忽視的成本支出。當項目出現問題導致標書費用無法退還時,投標人的經濟利益將直接受到損害,這無疑增加了其參與招投標活動的成本和風險。長此以往,極有可能打擊投標人的積極性,使其對參與國企招標項目心存顧慮,甚至可能導致一些中小企業(yè)因難以承受成本重壓而退出市場,這顯然不利于營造公平競爭的市場環(huán)境,也阻礙了市場的健康發(fā)展。
影響國企招標代理機構的公信力
頻繁出現的標書費用退還爭議,極易使投標人對國企招標代理機構的公正性和誠信度產生質疑,嚴重損害國企招標代理的公信力和形象。新出現的已完成項目退還標書費用爭議,會讓招標代理機構和企業(yè)在行業(yè)內聲譽受損,破壞長期建立起來的合作信任關系。如果招標人不能妥善處理標書費用退還問題,讓投標人覺得受到不公正對待,將導致投標人對國企招標代理機構失去信任,進而影響到整個國企招標市場的聲譽。這不僅會對后續(xù)招標項目的參與度產生負面影響,還可能引發(fā)社會輿論的關注,給國企招標代理帶來不良的社會影響。
阻礙招投標市場的健康發(fā)展
標書費用退還爭議的存在,破壞了招投標市場的正常秩序,增加了市場交易成本和不確定性。為了解決此類爭議,雙方往往需要投入大量時間和精力進行溝通、協(xié)商,甚至可能訴諸法律進行訴訟。這不僅造成社會資源的浪費,也阻礙了招投標活動的順利進行,影響了市場資源的有效配置。長期來看,這不利于招投標市場的規(guī)范化、法治化和健康發(fā)展。新爭議的出現,使得招標代理機構在業(yè)務開展中更加謹慎,甚至可能對一些項目產生畏難情緒,進而降低整個招標采購行業(yè)的效率。
國企招標代理合規(guī)發(fā)展的對策
完善招標文件編制
1.明確標書費用退還條款
招標文件是招標代理服務的綱領性文件,在招標投標活動中起著至關重要的作用。國企招標代理機構在編制招標文件時,應詳細、明確地規(guī)定標書費用退還的各種情形、條件和時間節(jié)點。招標文件不僅要涵蓋項目流標、重大變動導致采購項目終止等常規(guī)情況,還要具備前瞻性思維,充分考量可能出現的特殊情況,如項目完成后的審計、巡視等情況對標書費用的影響。同時,需要明確規(guī)定在不同情形下,招標人應在多長時間內以何種方式退還標書費用。此外,針對因投標人自身原因導致投標無效或放棄投標的情況,應明確規(guī)定標書費用不予退還。通過清晰的條款設置,減少雙方在標書費用退還問題上的爭議空間。
2.細化費用使用說明
在招標文件中,應向投標人詳細說明標書費用的構成,如標書制作成本需要專業(yè)人力、物力和時間資源。根據《招標投標法實施條例》,標書費用應當合理且不以營利為目的。通過細化說明,有助于維護招投標的公平性和透明度,防止因費用過高而導致的競爭不公平現象,促使投標人更加謹慎地考慮是否參與投標。
加強法律法規(guī)建設與執(zhí)行
1.完善相關法律法規(guī)
國家和地方應進一步完善招投標領域的法律法規(guī),針對標書費用退還等具體問題制定更加明確、細致的規(guī)定,填補現存的法律空白,統(tǒng)一各地的執(zhí)行標準。不僅要明確常規(guī)情況下標書費用的性質、收取標準、退還條件和法律責任等,還要針對已完成項目因巡視、審計等特殊情況要求退還標書費用的情況,擬定專門條款。明確在何種情況下可以要求退還、退還的流程和責任主體等,從而為解決標書費用退還爭議提供有力的法律依據。
2.嚴格執(zhí)法監(jiān)督
相關監(jiān)管部門要加強對國企招標代理活動的執(zhí)法監(jiān)督力度,定期對標書費用的收取和退還情況進行檢查。對于違反法律法規(guī)和招標文件規(guī)定,不合理收取或拒絕退還標書費用的行為,要依法予以嚴肅處理,責令限期整改,并給予相應的行政處罰。對于已完成項目事后要求退還標書費用的情況,監(jiān)管部門要明確處理原則和流程,確保各方依法依規(guī)處理,杜絕隨意性和不公平現象。通過嚴格的執(zhí)法監(jiān)督,推動國企招標代理機構規(guī)范自身行為,遵守法律法規(guī)。
強化誠信體系建設
1.建立誠信評價機制
建立健全國企招標代理機構和投標人的誠信評價體系,將標書費用退還等誠信行為納入評價指標。對于在招投標活動中遵守誠信原則、妥善處理標書費用退還問題的投標人,給予誠信加分;對于存在不誠信行為的,給予誠信扣分和相應的懲戒,如在一定期限內限制其參與招投標活動等。對于已完成項目后,招標人和代理機構在處理標書費用退還爭議時的誠信表現,同樣納入評價體系,嚴格考核代理機構的誠信情況,預防代理服務過程社會輿情的產生,引導各方以誠信的態(tài)度處理問題。
2.加強誠信教育宣傳
通過開展培訓、講座、宣傳活動等方式,加強對國企招標代理機構工作人員、投標人以及巡視、審計人員的誠信教育,提高其誠信意識和法律意識。讓各方認識到誠信在招投標活動以及后續(xù)監(jiān)督檢查中的重要性,自覺遵守法律法規(guī)和市場規(guī)則,減少因利益驅動和誠信意識缺失導致的標書費用退還爭議。
提升招標代理服務質量
1.加強人員培訓
國企招標代理機構應加強對工作人員的業(yè)務培訓,使其具備卓越的服務能力,在提供服務過程中展現公司人員綜合素質,提高其專業(yè)素養(yǎng)和服務意識。培訓內容不僅涵蓋招投標法律法規(guī)和業(yè)務知識,還應包括溝通技巧、問題解決能力等關鍵內容。為業(yè)務人員提供項目招標過程中的明確標準和操作指南,使其工作有章可循,助力他們提升專業(yè)化服務質量和能力,嚴格按照標準規(guī)范高質量完成項目操作。同時,著重培訓工作人員應對項目完成后特殊情況的能力,如巡視、審計中關于標書費用的質疑和要求。
2.優(yōu)化服務流程
進一步優(yōu)化招標代理服務流程,深入分析流程目標、流程路徑及參與主體設置的合理性,精準確定流程優(yōu)化內容,并編寫成業(yè)務交流手冊,作為項目經理重要參考資料。此舉既能避免日后再次出現同樣的失誤,也方便項目經理根據自己業(yè)務的薄弱環(huán)節(jié)查缺補漏,及時加強專業(yè)學習。在標書費用收取和退還環(huán)節(jié),簡化手續(xù),縮短辦理時間,充分發(fā)揮電子招投標與業(yè)財一體化管理平臺功能,確保投標人能夠及時了解相關信息和辦理進度。同時,建立健全投訴處理機制,對于投標人提出的關于標書費用退還的疑問和投訴,要及時、認真地進行處理和反饋,積極化解雙方的爭議。對于已完成項目出現的標書費用退還爭議,要建立專門的處理流程和反饋機制,確保問題得到妥善解決。
3.完善電子招投標系統(tǒng)功能
目前,很多招投標項目已經實現全流程電子化。自2024年12月1日起,在全國正式推廣應用“數電發(fā)票”,這能夠讓業(yè)務、財務、稅務、銀行等數據實現交互,為招標業(yè)務智慧化轉型升級打好基礎。因此,需完善電子招投標系統(tǒng)標書費用收取和退還功能,在收取標書費用時調取投標人信息,對符合退款條件的項目,工作人員一鍵提交,流程審批通過后,后臺自動獲取投標人訂單信息,稅務系統(tǒng)自動開具紅字發(fā)票,銀行隨即執(zhí)行退款指令。
統(tǒng)一巡視審計標準與加強溝通
1.制定統(tǒng)一標準
相關部門應針對巡視、審計中涉及標書費用的問題,制定統(tǒng)一的標準和指南。明確在何種情況下可以要求退還標書費用,以及退還的計算方式和程序等。避免因標準不統(tǒng)一導致的隨意要求退還或不合理拒絕退還的情況,確保對所有企業(yè)和招標代理機構一視同仁,維護公平公正的市場環(huán)境。
2.加強溝通協(xié)調
在巡視、審計過程中,巡視、審計團隊與招標代理機構、企業(yè)之間應加強溝通協(xié)調。應當在制度中寫入需求溝通操作規(guī)范,以及標準的客戶溝通方式、信息收集內容等工作方式。巡視、審計團隊在提出退還標書費用要求前,應充分了解招標項目的實際情況和當時的操作流程,與相關方進行充分溝通,聽取意見。招標代理機構和企業(yè)應積極配合巡視、審計工作,提供準確的資料和解釋說明,共同解決可能出現的問題,避免因溝通不暢導致的爭議升級。
案例分析
案例一:某大型國有企業(yè)的一項物資采購招標項目,在招標過程中由于對技術規(guī)格要求的調整,導致項目流標。在流標后,招標人依據招標文件中關于標書費用退還的明確規(guī)定,借助電子招投標與業(yè)財一體化管理平臺的標書費用退還功能,實現了當天提交審批、當天標書費用全額退還所有投標人,為招標人和投標人節(jié)省了寶貴時間。同時,代理機構積極與投標人進行溝通,解釋項目流標的原因和后續(xù)安排,得到了投標人的理解和認可。在后續(xù)重新組織的招標項目中,這些投標人依然積極參與,保證了招標活動的順利進行。
案例二:某國企在項目完成一年后接受巡視,巡視組認為招標代理機構收取的標書費用過高且使用不透明,要求退還部分費用。招標代理機構展示了當時的招標文件和費用明細,證明收費符合規(guī)定且用途清晰。經過雙方多次溝通,并邀請相關專家和監(jiān)管部門進行評估,最終認定招標代理機構收費合規(guī),無須退還。這一案例說明,完善的文件規(guī)定、清晰的費用明細以及良好的溝通協(xié)調,對于解決標書費用退還爭議至關重要。
結語
標書費用退還爭議是招標代理活動中亟待解決的重要問題,其背后涉及多方面的復雜因素。為實現國企招標代理的合規(guī)發(fā)展,需從完善招標文件編制、加強法律法規(guī)建設與執(zhí)行、強化誠信體系建設、提升招標代理服務質量以及統(tǒng)一巡視審計標準與加強溝通等多個角度入手,采取切實有效的措施加以解決。在未來發(fā)展中,隨著招投標市場的不斷成熟和完善,相信標書費用退還爭議等問題將得到有效解決,國企招標代理活動將更加規(guī)范、有序。
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責編:辛美玉
